"Een slechte referentieplanning? Dat zeggen de internationale standaarden."

PMBOK, PRINCE2, AACE, DCMA, SCL… Alle grote referentiekaders zijn het erover eens: "Een slecht ontworpen basislijnplanning kan een heel project in gevaar brengen."

In projectmanagement, de referentieplanning (of Baseline planning) zou de formele afspraak over de deadlines moeten weergeven. Maar wanneer het slecht gestructureerd, onrealistisch of verouderd is, wordt het een belangrijke risicofactor.

Nochtans zien we in de praktijk nog te veel baselines:

Slechte volgorde,
onrealistisch,
niet gevalideerd,
nooit bijgewerkt.

Resultaat? Onvoorziene ontsporingen, onduidelijke beslissingen en soms... verloren gegane claims.

Wat de standaarden zeggen:

PMBOK (PMI) – De baseline is het meetinstrument

«De referentieplanning wordt gebruikt om afwijkingen te meten. Zonder initiële betrouwbaarheid is geen enkele sturing houdbaar.»

Het moet zijn:

Realistisch
Samenwerkend
Gebaseerd op gedocumenteerde aannames
Formeel gevalideerd

PRINCE2 – Het plan is een levend document

«Een planning is geen statisch document, het is een evoluerende leidraad voor het project.»

Een vast of theoretisch plan wordt snel een illusie. Het moet zijn:

Bijgewerkt in elke projectfase
Verbonden met de operationele realiteit

DCMA 14-Punten Beoordeling – De technische controle van de planning

«Een referentieplanning moet aan strikte criteria voldoen om geloofwaardig te zijn.»

Voorbeelden:

< 5% aan activiteiten zonder logica
Geen misbruik van beperkingen of achterstanden
Consistente marges
Duidelijk kritisch pad

Anders? Planning als ongeldig beschouwd.

AACE (RP 29R-03 & 37R-06) – Basis voor een serieuze tijdslijn analyse

«Zonder een geldige planning kan geen enkele vertragingsanalyse als betrouwbaar worden beschouwd.»

Aanbevelingen:

Logisch en contractueel coherente planning
Versiebeheer
Volledige documentatie van de aannames

SCL Protocol (Vertraging & Verstoring) – De basislijn, de sleutel tot elke claim

«Een onrealistische of niet nageleefde baseline maakt de legitimiteit van een claim ongeldig.»

En contentieux, un planning faible devient une preuve faible. SCL recommande : En het concept tijdplanning, wordt een zwakke tijdplanning een zwak bewijs. SCL raadt aan:

Logisch verbonden, gevalideerde en bijgewerkte planningen
Formeel herijkte baselines
Een nauwgezet archief van versies

Kortom:

Een slecht referentieplan is:

Verlies van besturing
Een verslechterd vooruitzicht
Een juridische kwetsbaarheid

En dat, ook al wordt de rest van het project goed beheerd.

Goede praktijken (gemeenschappelijk aan alle standaarden):

Het plannen samen met de business stakeholders.
Formeel valideren met de projectleiding
Regelmatig bijwerken (en de baselines volgen)
Documenteer alle wijzigingen
Technische kwaliteit waarborgen (logica, beperkingen, marges, etc.)

En jij?

Ben je ooit geconfronteerd met een slecht gestructureerd referentieplan? Hoe heb je de situatie rechtgezet? Welke standaarden of praktijken volg je?

Heeft u nog meer vragen?